Чек-лист: что нужно узнать у бухгалтерской компании перед заключением договора на обслуживание?

Каждый субъект бизнеса должен вести учет операций, происходящих в своей деятельности. И даже если он освобожден от ведения бухучета в полном объеме, то все равно необходимо вести налоговый учет, чтобы в дальнейшем правильно определить сумму обязательного платежа к уплате. И если при небольшом числе операций держать в штате бухгалтера экономически нецелесообразно, то решить вопрос поможет аутсорсинг бухгалтерских услуг.

Аутсорсинг бухгалтерии – что это такое

Аутсорсинг бухгалтерии — это вид взаимодействия субъектов бизнеса, при какой специализированная компания за вознаграждение принимает на себя функцию по осуществлению бухгалтерского и налогового учета и составлению и отправке отчетности в контролирующие органы. Очень часто аутсорсинг принимают за приглашение стороннего бухгалтера, однако это неправильно.

В США и Европе работами аутсорсинга бухгалтерии пользуются более 50% малых и средних организаций. В России этот вид деятельности начал развиваться с 2000-х годов. В настоящее время аутсорсинг бухгалтерии в Москве насчитывает более 1500 фирм, работающих в этом направлении.

Многие фирмы предпочитают передать функции по ведению бухучета и подготовке отчетности в стороннюю компанию, чем держать свой штат бухгалтеров. При этом решении нет необходимости организовывать их рабочие места, кроме этого происходит экономия на налогах, выплачиваемых с зарплаты.

При этом компании, предоставляющие услуги аутсорсинга, обычно держат в штате большое количество сотрудников различной направленности (бухгалтеров, юристов, консультантов и т. д.) высокой квалификации. Кроме этого, многие серьезные агентства гарантируют полное покрытие штрафов и прочих убытков, возникающих из-за недобросовестного ведения бухучета.

Внимание! В последнее время услуги аутсорсинга вышли на новый качественный уровень. Развитие интернет-технологий позволяет вести бухучет в облачном сервисе, при этом заказчик при помощи простого браузера либо мобильного приложения в любой момент может подключиться к нему, и проверить как там обстоят дела.

Что включает в себя бухгалтерский аутсорсинг

Аутсорсинг бухгалтерских услуг можно разделить на 4 типа:

1. Консультирование. Это наиболее простой вид аутсорсинга. Им можно воспользоваться для решения сложных вопросов, либо проверки работы собственных бухгалтеров компании. Чаще всего, к консультированию прибегают при проведении сложных специфических операций — к примеру, действия с иностранной фирмой. Но даже когда текущее ведение бухучета не вызывает затруднений, обращение к профессионалам может быть полезно в условиях постоянно изменяющихся законов.
2. Выборочный аутсорсинг. Сторонней компании передают только отдельные направления учета — к примеру, расчет зарплаты или подготовку и передачу отчетов. При этом часть ключевых функций организации исполняются собственными бухгалтерами компании. Причинами такого выбора чаще всего бывает желание директора хозяина компании сохранить за собой контроль над бухгалтерией. Иногда, к таким услугам прибегают те фирмы, какие хотят разгрузить собственных бухгалтеров без раздувания штата новыми.
3. Полное обслуживание. Ведение бухучета и налогового учета передается сторонней организации в полной мере. Она берет на себя все функции, поэтому в этой ситуации можно полностью обойтись без создания бухгалтерии на предприятии.
4. Учет от лица главбуха. В этом случае этому человеку также передается право подписи любых бухгалтерских и налоговых документов. С этим шагом заказчик полностью освобождает себя и своих сотрудников от любой работы с бухгалтерскими документами. Минусом в этой ситуации является полное отсутствие контроля за деятельностью аутсорсера.

Плюсы и минусы

Рассмотрим положительные и отрицательные стороны аутсорсинга бухгалтерии для заказчика.

Плюсы	Минусы
Уменьшение затрат на содержание бухгалтера. Для каждого бухгалтера необходимо наличие рабочего места с компьютером и набором специализированных программ. Кроме этого, наемным работникам необходимо постоянно платить зарплату, и начислять на нее взносы в фонды. Привлеченный аутсорсер уже имеет необходимую оргтехнику и программное обеспечение. А оплату услуг можно включить в расходы с вычетом НДС.	Недостаточный контроль. Аутсорсер не находится в соседнем помещении, а потому не всегда есть возможность проконтролировать качество ведения им бухучета. Тем не менее с развитием технологий и облачной бухгалтерии, работа аутсорсинговой компании является максимально прозрачной.
Качество оказываемых услуг. Чаще всего работа в аутсорсинговой фирме уже налажена, поэтому необходимые процессы в ней выполняются быстрее. Кроме этого, там есть штат различных специалистов, позволяющих решить любую возникшую проблему. Качество работы часто контролируется вышестоящим руководством либо отделом внутреннего аудита.	Нарушение конфиденциальности. Существует риск, что финансовая информация, полученная аутсорсером о деятельности заказчика, может быть передана третьим лицам. На практике такая ситуация все же достаточно маловероятна, в договоре строго прописывается ответственность за разглашение сведений, а крупные игроки на рынке аутсорсинга не будут рисковать своей репутацией.
Несение ответственности за результат. Отношения между заказчиком и аутсорсером строятся на договорной основе. Обычно, аутсорсер берет на себя ответственность за допущенные в работе ошибки, утрату документов, нарушение законодательства. В случае наложения штрафов, пени и т. д. аутсорсер покрывает их из своих средств.	Не всегда учитывается специфика бизнеса. Существует множество сфер деятельности со своими особенностями ведения учета, и не всегда сотрудник аутсорсинговой компании хорошо знаком с ними. Однако сама специфика бухучета предполагает универсальность операций, а крупные компании имеют в своем штате специалистов по разным направлениям деятельности.
Конфиденциальность. На основании заключенного соглашения между заказчиком и аутсорсером, любая информация, полученная во время сотрудничества, является конфиденциальной и не может быть разглашена.	Некачественное оказание услуг. Существует риск, что наемная организация окажется некомпетентной, а ее технологии несовершенны. Это может быть причиной запоздалого реагирования на возникающие проблемы в бухгалтерском и налоговом учете.

бухпроффи

Важно! Если бухгалтерия находится на облачном сервисе, даже при изъятии компьютеров в случае проверки контролирующим органом они не смогут получить доступ к данным.

Что выбрать: аутсорсинг, штатный или приходящий бухгалтер

Обычно руководители и владельцы бизнеса рассматривают три варианта организации ведения бухучета: нанять своего бухгалтера, привлечь приходящего или передать полное ведение бухгалтерии аутсорсинговой компании. У каждого из этих направлений есть свои достоинства и недостатки, и нельзя с уверенностью выбрать только один из них.

Штатный бухгалтер	Приходящий бухгалтер	Аутсорсинг
Качество оказываемых услуг	Зависит от знаний и опыта конкретного специалиста	Зависит от знаний и опыта конкретного специалиста	Как правило, максимально возможное, поскольку компании имеют в своем штате широкий круг специалистов
Ответственность	Обычно проблематично взыскать ущерб в полной мере, поскольку ТК накладывает ограничения	Возможно только в случае, если бухгалтер работает как предприниматель.	Полная ответственность, аутсорсер обычно полностью гасит причиненный ущерб
Стоимость услуг	Высокая, поскольку включает в себя не только зарплату, но также организацию рабочего места. Однако размер зарплаты устанавливает руководство	Предприниматель устанавливает цену своих услуг по своему желанию	Фирмы предлагают своим клиентам несколько тарифных планов, которые зависят от используемой системы налогов, месячного количества операций и т. д.
Вывод	Имеет смысл, когда в организации много бухгалтерской работы, либо руководитель хочет контролировать ведение бухучета в любой момент времени	Хороший вариант если деятельность минимальна, либо с незначительным количеством операций. Однако бухгалтер может иногда оказываться недоступен	Хороший вариант для малого и среднего бизнеса со средним количеством операций, а руководитель не хочет создавать отдельную бухгалтерию.

Обзор предложений по аутсорсингу

Контур.Бухта

Предложение по ведению бухучета от одного из ведущих разработчиков интернет-сервисов для бухгалтеров «СКБ Контур». Услуги по ведению учета оказывают профессиональные партнеры компании. Учет ведется в специализированном облачном сервисе «Контур.Бухгалтерия».

В стоимость услуг входит:

• Ведение бухгалтерского учета и налогового учета. Обработка первичных документов. За дополнительную плату можно выполнить восстановление учета, если ранее он не велся.
• Составление и сдача отчетности в ФНС, ПФР, ФСС и прочие структуры, проведение сверок, подготовка платежек по налогам;
• Полное ведение операций по сотрудникам — прием, начисление зарплаты, расчет больничных, отпускных и т. д.
• Сверки с контрагентами, проверка партнеров.
• Консультации по бухучету.

Стоимость услуг рассчитывается индивидуально, исходя из количества месячных операций, сферы деятельности, региона расположения, системы налогов, числа работников и т. д.

Например, один месяц услуг для заказчика с 10 работниками, 50 операциями в месяц, на системе «УСН Доходы», и расположенного в Москве будет стоить 20600 руб. Стоимость услуг можно уменьшить, если заказчик будет сам заводить в систему документы по покупкам и/или продажам.

Внимание! При небольших объемах бухгалтерских документов можно вести учет самостоятельно с помощью системы Контур. Для этого есть два продукта – Контур Эльба и Контур Бухгалтерия. Они отличаются по стоимости и пакету предлагаемых услуг.

Мое дело. Бухгалтерия

Аутсорсинг бухгалтерских услуг от разработчика облачного бухгалтерского сервиса «Мое дело».

В число оказываемых услуг входит:

• Ведение бухгалтерского и налогового учета, составление первичных документов;
• Подготовка и сдача отчетности в ФНС, фонды, статистику и т. д.
• Расчет зарплаты сотрудников, ведение кадрового учета,
• Консультации по вопросам бухгалтерского учета и по юридическим вопросам,

За дополнительную оплату могут выполнить оптимизацию налогов, восстановление учета, провести регистрацию ИП или ООО и т. д.

Компания предлагает несколько пакетных тарифов, которые зависят от месячного оборота клиента. К примеру, при обороте до 250 тысяч руб. стоимость услуг за месяц будет составлять 3500 рублей, от 1 до 2 млн. руб. – 13000 рублей и т. д.

Минимальный срок заказа услуг аутсорсинга — 1 квартал.

Е-Учет

Всероссийский оператор связи «Ростелеком» запустил бизнес-портал «Е-Ассистент», в рамках которого доступна услуга «Е-Учет». В ее рамках можно получить полное бухгалтерское сопровождение бизнеса. Сервис гарантирует компенсацию, если в результате их ошибок на клиента был наложен штраф контролирующими органами.

В число услуг входит:

• Ведение бухгалтерского и налогового учета, включая работу с первичными документами;
• Подготовку и сдачу отчетности в госорганы;
• Расчет заработной платы, подготовку и сдачу всех отчетов по работникам;
• Проведение сверок с контрагентами.

Внимание! В числе предлагаемых услуг нет ведения кадрового учета.

Стоимость услуг зависит от сферы деятельности, системы налогов и числа операций в месяц. К примеру, ведение учета при оказании услуг на УСН или торговле на ЕНВД с 10 операциями в месяц будет стоить 5000 рублей ежемесячно. Производство на ОСН при 10 операциях в месяц стоит 11000 рублей.

Фингу.ру

Фингу.ру — это портал, предлагающий большое количество услуг в сфере бухгалтерии, в том числе открытие ООО и регистрацию ИП, аутсорсинг, расчет зарплаты и другие. Разработано свое мобильное приложение, при помощи которого можно взаимодействовать с системой, просматривать выписки и операции, загружать первичные документы и т. д.

В стоимость аутсорсинга входит:

• Ведение бухгалтерского и налогового учета;
• Расчет налогов, подготовка и сдача всей необходимой отчетности;
• Подготовка и сдача в органы отчетов по сотрудникам;
• Решение вопросов с ФНС и фондами, проведение сверок расчетов.

Стоимость услуг для клиента на УСН при 10 операциях в месяц будет составлять 6000 рублей, на ОСНО при том же объеме операций — 8000 руб. Предоставляется скидка 50% для предпринимателя на упрощенке.

Резюме

Аутсорсинг бухгалтерии — это передача сторонней организации ведения бухучета и отчетности. Он может быть как частичным, так и постоянным. Крупные компании, оказывающие подобные услуги, имеют в своем штате большое количество специалистов из различных сфер деятельности, и несут полную материальную ответственность за совершенные ошибки.

В настоящее время многие аутсорсеры предлагают услуги с использованием облачной бухгалтерии, что позволяет заказчику контролировать выполнение работ на любом этапе. Стоимость услуг зависит от применяемой системы налогов, количества операций в месяц и других факторов.

Как вести бухгалтерию 140 компаний на аутсорсинге

• 03.04.2017
• 4 748

Бухгалтерский аутсорсинг – возможность организовать финансовую деятельность компании наиболее эффективно, не переплачивая штату регулярных сотрудников, продуктивность работы которых не всегда высока. О специфике рынка финансовых услуг в России, особенности развития бизнеса, системе управления и нюансах работы с клиентами компании-аутсорсера «Жажде» рассказала руководитель проекта «Би-Консалтинг» Майя Зиновьева.

Стартовые вложения и динамика развития

Идея создания бизнеса родилась у Майи еще в 90-х, когда она начала работать в сфере бухгалтерии. В 1991 году после специализированных трехмесячных курсов будущая руководительница проекта «Би-Консалтинг» заняла должность главного бухгалтера на небольшом предприятии. Во время учебы стало понятно, что бухгалтерия может быть очень интересным делом и стоит заниматься ею и дальше.

Карьера начиналась с очень интенсивной профессиональной деятельности. После 6 месяцев работы она подыскала себе еще одно место трудоустройства, а в конце первого года работы бухгалтером предоставляла свои услуги 5 разным компаниям. Однако все это не совсем соответствовало интересам и приоритетам молодой амбициозной женщины – она стремилась к реализации новых идей и проектов.

На тот момент уже начала зарождаться идея создания бухгалтерской компании, работающей одновременно на несколько организаций и являющейся независимым предприятием. С опытом приходило стратегическое видение развития бизнеса – рассматривались возможности распределения обязанностей будущих сотрудников и организации работы компании. Так идея постепенно оформлялась в конкретный бизнес-план.

Однако на тот момент для открытия собственной компании возможности еще не было. На разных этапах своей жизни будущая предпринимательница занимала должности главного бухгалтера и финансового директора в пищевом холдинге. В 2000 году возможности и желания наконец совпали, и собственная бухгалтерская компания была создана.

Бизнес оказания услуг не капиталоемкий, поэтому стартовый капитал был немногим больше 50 тысяч рублей. Даже в то время эта сумма была вполне доступна. Но довольно долгое время прибыль компании приходилось вкладывать в развитие – приобретение программ, информационных систем, систем безопасности, компьютерной и серверной техники.

Майя Зиновьева: «Первые клиенты очень плохо разбирались в принципах привлечения компании-аутсорсера, много вещей приходилось разъяснять по пунктам, что-то корректировать в процессе. Но бизнес есть бизнес – если ты хочешь быть эффективным, приходится учиться и учить других. Сначала я работала как индивидуальный предприниматель, потом появилась возможность оформления юридического лица. Со мной вместе над проектом трудился мой брат Дмитрий. Так и появилось ООО «Би-Консалтинг» – наше совместное детище, семейное дело, можно сказать».

В то время никто не знал, как вести бизнес по аутсорсингу, фактически Майя создавала собственную систему оказания услуг методом проб и ошибок. А от ошибок в начале пути никто не застрахован.

Майя Зиновьева: «Возникала та или иная ситуация с клиентом – и это находило отражение в следующем договоре, во внутренних правилах для сотрудников. Так, за несколько лет каждая наша ошибка в общении с клиентами и в работе изменяла договор. В итоге мы создали договор на 22 страницах, который отвечает практически на все возможные вопросы клиента. Документ последние 4 года не меняем».

Рентабельность и финансовая эффективность

Если бизнес по бухгалтерскому аутсорсингу выстроен правильно, то на окупаемость можно выйти довольно быстро: примерно за полгода. Сроки окупаемости таких проектов даже более короткие, чем в других видах бизнеса, поскольку работа с клиентами имеет регулярную основу. Например, многие клиенты работают с компанией «Би-Консалтинг» более 15 лет, почти с момента открытия.

Майя Зиновьева: «В начале пути мы о многом не знали, допускали ошибки. Не в самом учете, а в отношениях с клиентами – не могли быстро реагировать на запросы, не договаривались, так сказать, «на берегу» о многих деталях работы. Как следствие, теряли таких клиентов, а значит, и прибыль. К 2005 году нам удалось сформировать аудиторию постоянных клиентов, которая обеспечивала прибыльную бесперебойную работу без задержек заработной платы, без долгов поставщикам и с получением стабильной прибыли».

Сейчас у компании «Би-Консалтинг» 140 постоянных клиентов. В периоды отчетности появляются и те, кто обращается только за сдачей отчетности или другими разовыми услугами. Средний чек составляет 7-8 тысяч рублей.

Формирование команды

Специалисты, работающие в компании «Би-Консалтинг», – ценный актив профессиональных знаний и опыта. Однако корпоративная политика компании ориентирована на формирование команды. Только в ней можно добиться того, что никогда не сможет достичь одинокий специалист. Это и объединенные знания, и поддержка друг друга, и совместное решение сложных проблем. И, конечно, очень важным фактором является деятельность руководителя как управляющего звена и своеобразной оси, вокруг которой выстраивается структура компании.

Майя Зиновьева: «В самом начале я была единственным специалистом. Первые компании вела сама. На работу принимала только помощников, которые в лучшем случае могли ввести документы в программу. А по большей части нужны были только для того, чтобы ходить в налоговые органы, банки, забирать и относить документы. Сейчас эти процедуры оцифрованы, с клиентами почти не видимся, даже если находятся недалеко. Клиент-банк, операторы по электронной отчетности, сканы, облачные программы – о таком в начале бизнеса нам приходилось только мечтать».

Постепенно количество клиентов увеличивалось, компания стала набирать уже квалифицированных бухгалтеров. Но брать уже готовых специалистов оказалось неудачной идеей.

Майя Зиновьева: «Амбиций много, запросы большие, а работа оставляет желать лучшего. Предпочитаю обучать работе главбуха девочек, которые приходили к нам после колледжей или институтов без опыта работы. Из них и получились самые лучшие специалисты. Они работают в нашей дружной команде до сих пор».

Система управления: методы, приемы, техники

В процессе финансового роста и структурирования компании «Би-Консалтинг» была создана особая уникальная система внутренних правил и стандартов, позволяющая работать без сбоев и ошибок, без больничных и отпусков.

В процессе работы компании используются все доступные средства коммуникации – электронная почта, мессенджеры, телефоны – для оперативной связи с клиентами. Задача компании – чтобы клиент не ощущал дискомфорта оттого, что бухгалтер работает удаленно.

«Би-Консалтинг» активно внедряет в работу все доступные в современном мире технические средства: программу и документы в облачных решениях, удаленную работу с банками, автоматизированную отправку отчетности.

Индустрия бухгалтерского учета стала высокотехнологичной отраслью. И, конечно, это требует от руководителя навыков и знаний в автоматизации. Все еще часто изменяющееся законодательство заставляет держать руку на пульсе – нельзя и месяца пропустить без отслеживания изменений в документах на самых разных уровнях. Так что руководитель бухгалтерской компании просто обязан быть и бухгалтером, и специалистом по налогам, и юристом, и программистом, и IT-специалистом, и знаниевым работником. И, конечно, имеет значение выбор специальных техник и методов управления, поиск собственного оптимального пути взаимодействия с командой сотрудников.

Майя Зиновьева: «Мне кажется, фишка у меня одна – учитывать способности и потребности каждого работника. Это создает атмосферу доверия в организации и возможности для каждого сотрудника реализоваться внутри компании. Ну и, конечно, поддержка коллег. Работать должно быть приятно и легко, необходимо видеть результаты своей деятельности, понимать, что ты делаешь и как это связано с работой других. Тогда и эффективность вырастет».

Особенности конкурентной среды и работа с клиентами

Когда «Би-Консалтинг» начинала работать как компания, предоставляющая услуги бухгалтерского аутсорсинга, то конкурентов в этой сфере практически не было. И это было крайне трудная задача – работать в среде, где нет предложения, а значит, и спроса. Сейчас на рынке прямо противоположенная проблема – слишком много компаний, и далеко не все оказывают качественные услуги. И, как следствие, формируется плохая репутация бухгалтерского аутсорсинга в принципе. Теперь одна из главных задач маркетингового продвижения – не объяснять, что такое бухгалтерская компания, а доказывать, что услуги «Би-Консалтинг» принципиально отличаются от остальных.

Аутсорсинг – это особая система работы. Просто нанять главного бухгалтера с опытом, взять документы в офис для ввода в базу – это еще не значит оказать услугу по ведению бухучета. Работа компании «Би-Консалтинг» заключается в полноценной замене целого бизнес-процесса со всеми вытекающими последствиями: ответственностью, организацией удаленной работы, решением сложных ситуаций с индивидуальным подходом, но и соблюдением законодательства. Основная «фишка» работы компании – управление активами знаний. Потому что самое ценное – это знания специалистов и знания, полученные в результате богатого опыта работы с самыми разными компаниями.

Специфика рыночной конъюнктуры в отрасли диктует необходимость модернизироваться и постоянно развиваться. В то же время основным фактором является формирование правильных компетенций и накопление делового опыта.

Отрасль развивается медленно, рынок в настоящий момент буквально наводнен маленькими компаниями, которые просто не в состоянии оказать качественную услугу. Отчасти из-за ограниченных ресурсов, но в основном из-за непонимания того, как должен работать аутсорсинг в принципе. Поэтому появляется большое количество клиентов, недовольных услугами аутсорсеров и вынужденных возвращаться к уже изжившим себя наемным бухгалтерам. И если крупные компании еще могут позволить себе найти приличного специалиста, то для малого и среднего бизнеса аутсорсинг – это единственное цивилизованное решение организации учета.

Но на этом проблемы развития бухгалтерской компании не заканчиваются. Наряду с отраслевыми сложностями и высокой конкурентностью, одним из главных приоритетов развития является привлечение новых клиентов. Это проблема сложности перехода на аутсорсинг.

Оценить качество бухгалтерских услуг клиент может только со временем, потому что продукт рассчитан на долгосрочную перспективу. К тому же переход на обслуживание в компанию представляется потенциальному клиенту сложной процедурой, хотя в «Би-Консалтинг» свели ее к нескольким часам.

Еще один нюанс работы с компанией-аутсорсером – клиентам достаточно трудно проконтролировать качество получаемых услуг в процессе их предоставления. Ориентироваться можно лишь на окончательный результат.

Майя Зиновьева: «Как узнать, что услуга некачественная? Об этом компания может узнать спустя полгода или год. Да и то, если обнаружат штраф или заблокируют счет. Проконтролировать работу бухгалтера можно, только если сам в ней разбираешься. Но если разбираешься, то зачем тогда нужен аутсорсер? Вот и получается, что приходится просто довериться словам руководителя компании-аутсорсера».

Достижения, результаты, планы развития

Основное достижение компании – создание собственной эффективной системы организации работы. В 2005 году в «Би-Консалтинг» работало 25 человек. Это были и бухгалтеры, и курьеры, и IT-специалисты. Они обслуживали около 40 компаний. Сейчас в штате 9 человек, включая руководство, а на обслуживании находится 140 компаний. «Би-Консалтинг» работает без авралов и «ночных посиделок», в спокойном и регулярном режиме.

Однако компания не планирует останавливаться на достигнутом. В планах – дальнейшее расширение географии деятельности. Сейчас география проекта не ограничивается Москвой и Тулой, где расположены офисы компании. Работает «Би-Консалтинг» с компаниями в разных регионах – среди клиентов и Калининград, и Ижевск, и многие другие.

Эффективная и удобная удаленная работа позволяет компании работать качественно на любом расстоянии – вся работа ведется через интернет. Расширению географии мешает, скорее, психологический барьер у самих бизнесменов. Им кажется, что бухгалтерская компания должна быть в шаговой доступности, некоторых пугают значительные расстояния.

Кризис немного замедлил экономическое продвижение компании. Кто-то из клиентов сократил деятельность, кто-то и вовсе ликвидировался. Но «в сухом остатке» (приход новых клиентов за вычетом отвалов) каждый год «Би-Консалтинг» приобретает новых клиентов и наращивает обороты.

Майя Зиновьева: «На самом деле я думаю, что наше развитие возможно не только за счет регионального расширения. Даже в Москве далеко не все компании работают с аутсорсерами, а тем более не получают услуги такого высокого качества, как наши. Что же касается не российского рынка – это, пожалуй, пока не для нас. Во-первых, мы специализируемся на российском законодательстве. Так что уж скорее готовы видеть среди наших клиентов зарубежные компании, которые работают на территории России, чем будем выходить на рынки других стран. Во-вторых, как бы пафосно это ни звучало, наша миссия – это организация цивилизованного учета для российских компаний. Хочется, чтобы бизнес в России стал бизнесом мирового уровня».

Компания «Би-Консалтинг» в цифрах и фактах

Год основания

2000 год.

Стартовый капитал

50 тыс. рублей.

Срок окупаемости

6 месяцев.

Оборот на сегодняшний день

12 млн руб.

Рентабельность

Около 30%.

Количество постоянных клиентов

140 компаний.

Средний чек

7-8 тыс. рублей.

Похожие статьи

кейсы 13 История основания и развития уникального проекта по продаже неликвидных товаров Least Sale кейсы 100 История основания и развития одной из лучших веб-студий Нижнего Новгорода WEBSHOP кейсы 88 История основания и развития коммуникационного агентства в области дизайна интерьеров кейсы 95 История основания и становления компании Franch Region, которая организует выставки франшиз в регионах РФ и СНГ кейсы 152 История разработки и особенности функционирования облачной платформы для управления персоналом кейсы 105 История становления агрегатора страхования ОСАГО и автоуслуг AVTOSLIV.RU кейсы 153 История развития Wowgranola – компании по производству продуктов для здорового питания кейсы 151 История основания и становления онлайн-школы математики MindSet кейсы 126 Как увлечение компьютерными играми переросло в бизнес с оборотом в сотни миллионов рублей 05 апреля 2021 22:50 Общество Федеральное агентство новостей &nbsp/&nbsp

Без бухгалтерии бизнес существовать не может, но не обязательно бухгалтер должен трудиться в штате компании. Передача его работы на аутсорсинг стала новым трендом, который имеет все шансы приобрести популярность среди представителей бизнеса в России. 

Что же представляет собой бухгалтерский аутсорсинг? Какие его виды существуют? В чем особенности обслуживания «на удаленке»? И кому такой вариант сопровождения подходит идеально, а когда от него стоит отказаться прямо «на берегу»? Эти вопросы журналист ФАН задал эксперту по бухгалтерскому и налоговому учету Екатерине Руцкой. 

Федеральное агентство новостей &nbsp/&nbsp

Что такое аутсорсинг бухгалтерии

Аутсорсингом называют передачу компанией определенных видов деятельности подрядчику, который обладает достаточным профессионализмом в этой области. Делегировать можно разные задачи: от разработки и внедрения сложных информационных систем до уборки помещений. 

Аутсорсинг бухгалтерских услуг подразумевает делегирование полномочий по ведению бухгалтерского учета, что становится альтернативой содержанию бухгалтера в штате или снимает часть работ со штатного сотрудника. При этом специализированной компании можно поручить как полное бухгалтерское сопровождение, так и частичное. 

В первом случае аутсорсер будет выполнять все функции бухгалтерии с той лишь разницей, что будет работать удаленно. Во втором случае клиенту будут представляться те услуги, которые ему необходимы, например:

«Обслуживание может быть комплексным, — комментирует эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету Екатерина Руцкая. — В этом случае у компании нет необходимости в содержании своей бухгалтерии или отдельного специалиста. При частичном сопровождении на аутсорсинг можно передать рутинную бухгалтерскую работу, позволив главному бухгалтеру сосредоточиться на глобальных направлениях. Или напротив, вывести главбуха на аутсорсинг, чтобы избежать ошибок при ведении учета и провести оптимизацию бизнеса». 

Федеральное агентство новостей &nbsp/&nbsp

Когда нужен аутсорсинг бухгалтерских услуг

На начальном этапе развития бизнеса или в сфере индивидуального предпринимательства аутсорсинг — единственное верное решение. Как правило, индивидуальный предприниматель или начинающий бизнесмен не знают ничего о том, как вести бухгалтерию, сдавать отчеты, вести документооборот. Нанимать же бухгалтера и платить ему зарплату дорого и нерационально. Аутсорсер обойдется многократно дешевле, да и от ошибок, которые могут повлечь штрафы «по незнанию», защитит. 

В действующем среднем и крупном бизнесе аутсорсинг бухгалтерского учета может понадобиться в следующих случаях. 

1.    Проблемы с бухгалтером. Он неожиданно уволился, скомпрометировал себя, стал объектом недовольства со стороны контрагентов или сотрудников, по его вине компания получила штраф или блокировку счетов. Поиск нового специалиста — как игра в рулетку. Совсем не обязательно, что он будет лучше предыдущего. 

2.    Недоработки в бухгалтерской деятельности. Специалисты «старой школы» часто грешат тем, что не хотят идти в ногу со временем, и стремятся работать «по старинке». Для бизнеса это оборачивается серьезными проблемами. Затягивание сроков, нерациональное расходование рабочего времени и средств, выплата зарплаты лишь за то, что бухгалтер есть в штате, а не за то, что он работает эффективно и радеет душой за развитие бизнеса. В этом случае бухгалтер и собственник бизнеса смотрят в разные стороны, и ситуацию нужно менять. 

3.    Потребность в оптимизации расходов. Если есть возможность сократить расходы на содержание бухгалтерии без потери качества работ в этом направлении, нет причин отказываться. Причем не только в кризисные периоды. Успешность бизнеса во все времена определялась рациональностью расходования средств. 

Также бухгалтерский аутсорсинг может понадобиться, если у компании несколько учредителей и наемный менеджмент, а руководители хотят обеспечить прозрачность бухгалтерского обслуживания. Исключить сговор и «перекосы» работы в пользу любой из сторон позволяет привлечение независимой аутсорсинговой компании. 

pixabay.com &nbsp/&nbsp Firmbee

Плюсы и минусы бухгалтерского аутсорсинга

На первый взгляд, плюсы такого варианта бухгалтерского сопровождения очевидны. Во-первых, нет необходимости нанимать бухгалтера и платить ему зарплату. Не нужно платить налоги за нанятого сотрудника, оборудовать ему рабочее место. Не потребуется покупать специализированные бухгалтерские программы и оплачивать их обслуживание. Модернизация бухучета, которая требует серьезных финансовых вложений со стороны бизнеса, осуществляется за счет аутсорсера.

«Аутсорсинговая компания всегда на связи, — уточняет Екатерина Руцкая. — Она не заболеет и не пойдет в отпуск. Работодателю не грозит текучка кадров, недопонимание с бухгалтером, его плохое настроение и прочие проявления пресловутого человеческого фактора. Компания отвечает за ошибки своих специалистов. А у руководителя появляется дополнительное время, чтобы сконцентрироваться на главных задачах. В результате, эффективность основной деятельности возрастает». 

Но есть у бухгалтера на аутсорсе и недостатки.

•    Отсутствие оперативности. Невозможно поставить перед специалистом задачу и получить результат «здесь и сейчас». Бухгалтерское сопровождение аутсорсинг можно сравнить с конвейером, в хорошем смысле этого слова. Здесь все процессы отлажены, их большая часть автоматизирована. Любое «ручное вмешательство» требует задействовать дополнительные ресурсы, что не приветствуется исполнителем. Задачи, определенные в договоре, будут исполняться точно в срок. Но сделать что-то быстрее, скорее и «было нужно вчера» не получится. 

•    Необходимость в организации обмена данными. Компании потребуется решить, каким образом предоставить аутсорсеру доступ ко всей необходимой информации. Отсутствие документов в электронном виде или невозможность обмена данными в режиме онлайн исключает вероятность аутсорсингового сопровождения. 

•    Нарушение политики конфиденциальности. Бухгалтер в штате — это «свой» человек. Зачастую он владеет той информацией, которую директор не хотел бы доносить ни до кого более. Аутсорсер — независимый эксперт, а не штатный сотрудник, который получает доступ ко всей бухгалтерской информации компании. С одной стороны, это создает для бизнеса риски — передача данных третьему лицу может показаться грозой безопасности компании. С другой — авторитетные игроки на рынке аутсорсинговых услуг дорожат своей репутацией и защищают данные клиентов, а вот наличие штатного сотрудника такой защиты не гарантирует. 

«Решение о том, привлекать ли стороннюю компанию для ведения бухучета на аутсорсе или нанимать бухгалтера в штат следует принимать директору компании с учетом особенностей ведения бизнеса, — отмечает Екатерина Руцкая. — Некоторым руководителям такой формат работы не подходит, так как они привыкли «смотреть» специалисту в глаза или требовать выполнения дополнительной работы, выходящей за рамки трудового соглашения. С бухгалтером аутсорсером так работать не получится». 

pxhere.com &nbsp/&nbsp

Ответственность бухгалтера на аутсорсинге

Привлечение специализированной компании — хороший способ защитить бизнес от ошибок. Однако неверно полагать, что с момента подписания договора ответственность перед налоговой и другими службами несет аутсорсер. Ответственность, как и раньше, остается на руководителе компании. Аутсорсер отвечает в рамках своих полномочий и условий, указанных в договоре клиентского сопровождения. 

По словам Екатерины Руцкой, как правило, аутсорсинговые компании обязуются выплачивать из собственных средств штрафы, если они возникли по вине ее специалистов. Это условие прописывается в договоре и служит защитой для клиента в случае непрофессиональных действий аутсорсера. Это же условие трактуется и как значимое преимущество для заказчика. За ошибки штатного бухгалтера всегда приходится расплачиваться компании. Привлечь к ответственности фрилансера или «приходящего» специалиста невозможно, так как в договоре об оказании услуг ни один привлеченный специалист не укажет «кабальных» для себя условий. 

На рынке же аутсорсинговых услуг репутация — бесценный актив. Оплачивая ошибки своих специалистов, такие фирмы стремятся набирать только лучших и опытных сотрудников, а также вкладывают средства в их обучение. 

«Аутсорсинговая компания понимает, что ее главный капитал это профессионализм сотрудников — отмечает Екатерина Руцкая. — Поэтому специалисты постоянно посещают курсы повышения квалификации. Они накапливают профессиональные навыки в различных областях: в торговле, строительстве, производстве, а потому могут быть задействованы в разных проектах». 

pixabay.com &nbsp/&nbspClaudio_Scott

Как выбрать компанию для бухгалтерского сопровождения

Главным фактором при выборе компании обычно становится стоимость бухгалтерского аутсорсинга. Но выбирать партнера только по цене — большая ошибка. Важно учитывать, что такое сотрудничество — не разовый проект, а постоянная, повседневная работа. Кроме того от ее качества зависит, будет ли бизнес спокойно «жить» и развиваться, или руководителю придется постоянно контролировать работу аутсорсера, вмешиваться в нее, звонить в службу поддержки, требовать или просить, платить штрафы и неустойки. 

Поэтому на первом этапе важно выяснить следующие моменты. 

1.    Сколько лет компания или специалист работают на рынке. Новички, как правило, не имеют преимуществ перед штатными бухгалтерами. У них нет необходимой технической базы, штата специалистов, опыта и квалификаций. Чем больше возраст компании, тем больше шансов, что сотрудничество будет максимально комфортным для заказчика. 

2.    Осуществляет ли компания страхование профессиональной деятельности. Фирмы-однодневки не страхуют себя от ошибок, тогда как профессиональные игроки защищаются от всех возможных рисков, в том числе ошибок собственных сотрудников. 

3.    Есть ли профессиональные аттестаты у специалистов. Бухгалтерский и налоговый аутсорсинг требуют постоянного повышения квалификации сотрудников. И компании, которые дорожат своей репутацией, не скрывают, а напротив, демонстрируют профессионализм специалистов. Потенциальный клиент может запросить информацию о том, как часто сотрудники проходят курсы повышения квалификации, каков их профессиональный уровень. Уважающий себя аутсорсер не откажет в этом требовании. 

Ориентироваться также можно на отзывы клиентов, но воспринимать их нужно правильно. Если на сайте есть целый раздел, где размещены отзывы по типу: как я благодарен, и сотрудничество планируем продолжать в дальнейшем, — обращать на них внимание не стоит. Такие отзывы пишут под заказ. Информативными будут отзывы на фирменных бланках клиентов, с печатью и подписью. Размещение таких благодарственных писем на официальном сайте — одно из правил хорошего тона для авторитетного аутсорсера. 

А вот многочисленные рейтинги, которые можно найти в интернете, вряд ли станут хорошими советчиками. Их обычно составляют сами компании для продвижения собственных услуг. Чтобы оценить рейтинг бухгалтерского аутсорсинга, важно понять, кто проводил оценку. Доверия заслуживают только специализированные рейтинговые агентства, аккредитованные Банком России. 

pixabay.com &nbsp/&nbspaymane jdidi

Как заключить договор бухгалтерского аутсорсинга

Определившись с компанией, не спешите заключать с ней договор о сотрудничестве. Предварительно необходимо обсудить условия. Эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету Екатерина Руцкая рекомендует уточнить следующие моменты. 

1.    Будет ли проведен экспресс-аудит? В нем должна быть заинтересована сама компания. Во время аудита выявляются все недочеты предыдущего ведения. Если принять дела без проверки, возможны конфликтные ситуации. А если компания не настаивает на проведении экспресс-аудита, стоит задуматься о целесообразности сотрудничества.  2.    Как будут решаться технические моменты? График документооборота, хранение документов, доступ к электронной базе, доступность службы поддержки, — все эти нюансы нужно оговорить заранее.  3.    Из чего складывается цена бухгалтерского аутсорсинга? Что входит в предложенную исполнителем стоимость? Если цена изначально ниже средней на рынке, высока вероятность, что и пакет предлагаемых услуг небольшой, а за каждую дополнительную нужно будет платить отдельно. В результате, сэкономить не получится. Обсудите, какие именно виды работ будет выполнять аутсорсер, и какой будет фактическая стоимость обслуживания. 

«Стоимость варьируется от того, сколько участков передано аутсорсинговой компании, — уточняет эксперт. — Нужно ли восстановление бухучета, потребуется ли оптимизация налогообложения, каким будет количество документов. Цена для компаний на общей системе налогообложения отличается от упрощенки. Для первых стоимость всегда выше». 

Когда условия сотрудничества согласованы, стороны подписывают договор. С этого момента делегированные функции бухучета выполняет аутсорсер. Качество его работы станет понятным в самое ближайшее время. Профессиональный аутсорсинг незаметен, но эффективен. Если сотрудничество не создает поводов для волнений, значит решение было принято правильно.

Вернуться назад

Новости партнеров